Nieuw KB legt extra verplichtingen op omtrent UBO-registratie

vrijdag 15 januari 2021 - 15u25
COTTYN Advocaten zal in 2021 meewerken aan een aantal publicaties van het tijdschrift Ondernemers van VOKA Oost-Vlaanderen.
Voor de editie van januari schreven Esther Van de winkel en Marie-Julie Robbe, onder begeleiding van Marc Cottyn, een artikel over de extra verplichtingen omtrent UBO-registratie sinds het nieuw KB van 23 september 2020.
Via deze link: Oost-Vlaanderen Ondernemers 2021#1 by Voka - Vlaams netwerk van ondernemingen - issuu kan u het artikel lezen op pagina 30 van het tijdschrift.
Hieronder vindt u eveneens de integrale tekst terug.
 

Nieuw KB legt extra verplichtingen op omtrent UBO-registratie

Het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 tot wijziging van het koninklijk besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register (hierna het “KB”) werd op 1 oktober 2020 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en is op 11 oktober 2020 in werking getreden.

Het UBO-register is een centraal register waar de ‘uiteindelijke begunstigde(n)’, ‘ultimate beneficial owner(s)’ of ‘UBO(s)’ van een Belgische vennootschap, vzw of andere entiteit, steeds een natuurlijke persoon, moeten geregistreerd worden.

Onrechtstreekse UBO

Volgens de initiële regelgeving dienden vennootschappen in geval van een ‘onrechtstreekse UBO’, uitsluitend het gewogen percentage mee te delen van de aandelen of stemrechten die de UBO in de betrokken vennootschap aanhield.

Onder het KB moeten vennootschappen voortaan ook alle deelnemingspercentages van aandelen of stemrechten van deze UBO in elke intermediaire entiteit, en dus op elk niveau van de controle-of eigendomsstructuur, registreren. Deze regel maakt louter een verankering uit van de bestaande praktijk en het bestaande IT-systeem.

Bijkomende documentatieplicht

Het KB legt de verplichting op om bij de registratie in het UBO-register, tevens documentatie bij te voegen als bewijs voor de nauwkeurigheid, actualiteit en accuraatheid van de geregistreerde informatie.

Voorheen was enkel vereist dat zulke documentatie (zoals bv. een aandeelhoudersovereenkomst) beschikbaar was in geval een controle zou plaatsvinden, zodat er geen sprake was van een verplichte registratie. Het KB brengt hier verandering in en bepaalt dat zulke documentatie nu mee geregistreerd moet worden in het UBO-register.

Alle informatieplichtige entiteiten moeten deze documentatieplicht voor de door hen reeds geregistreerde informatie zo snel mogelijk in orde brengen, en ten laatste tegen 30 april 2021.

Bijgevolg, telkens een entiteit aanpassingen aanbrengt aan haar UBO-registratie, zal zij daarbij documentatie moeten toevoegen als bewijs van de correctheid van die aanpassing.

De geregistreerde documentatie is enkel raadpleegbaar door de bevoegde autoriteiten. Informatieplichtige entiteiten of leden van het grote publiek hebben hier geen toegang toe.

Toegangkelijke informatie

Het KB wijzigt de toegankelijkheid van informatie op het UBO-register.

Vooreerst, tot voor de inwerkingtreding van het KB, was de historiek van de registraties en aanpassingen in het UBO-register enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten en de betreffende UBO zelf. Vanaf heden is, naast de actueel geregistreerde informatie, zulke historiek van de registraties en aanpassingen ook toegankelijk voor elk lid van de bevolking. Daarenboven wordt de toegang tot geregistreerde informatie van bepaalde UBO-categorieën van (i) vzws en stichtingen geopend voor iedere burger, zonder de vereiste om een legitiem belang aan te tonen. In het bijzonder geldt dit voor de gegevens van de volgende UBO-categorieën: (i) de leden van de raad van bestuur, (ii) de personen gemachtigd om de stichting of (i) vzw te vertegenwoordigen, (iii) personen belast met het dagelijks bestuur en (iv) de oprichter van de stichting.

De geregistreerde gegevens van de begunstigden en andere personen die zeggenschap uitoefenen via andere middelen over de (i) vzw of de stichting, zijn enkel toegankelijk voor iedere burger voor zover een legitiem belang kan worden aangetoond.

Procedure tot herziening

Het KB voert een nieuwe procedure tot herziening in, in het geval de administratie weigert in te gaan op een verzoek tot verborgen houden van informatie.

Reeds onder de bestaande regelgeving bestond de mogelijkheid om de toegang tot bepaalde informatie volledig of gedeeltelijk verborgen te houden. Echter indien de administratie dit niet toeliet, bestond geen enkele mogelijkheid tot herziening van zulke beslissing van de administratie.

Sedert de inwerkingtreding van het KB, is het mogelijk om een procedure tot herziening van dergelijke beslissing in te stellen zodanig de informatie toch verborgen te kunnen houden.

Nieuwe KBO inschrijvingsplicht

Het KB voert verder ook de verplichte voorafgaandelijke inschrijving in van informatieplichtige trusts, fiduciebeheerders en soortgelijke juridische constructies in de KBO conform de bepalingen van het Wetboek Economisch Recht.

Dit omdat registraties in het UBO-register enkel mogelijk zijn op basis van een uniek KBO-nummer, dat wordt toegekend bij de inschrijving in het KBO.